Krajowy System e-Faktur
5 etapów wdrażania KSeF w ramach współpracy z nami
1
Upewnij się czy Twój profil zaufany działa, a w przypadku spółki wyznacz superadministratora, dla którego zostanie złożony formularz ZAW-FA w Urzędzie Skarbowym, który MY wypełnimy.
Dzięki ZAW-FA spółka wskazuje jedną konkretną osobę fizyczną, która dostaje dostęp do KSeF jako tzw. superadministrator
Wypełnione przez księgowych formularze ZAW-FA trzeba podpisać. Kto podpisuje ZAW-FA – zależy od rodzaju spółki:
- Spółki wpisane do KRS → podpisują osoby uprawnione do reprezentacji spółki – dokładnie tak, jak wynika to z KRS
- Spółki niewpisane do KRS → podpisują wszyscy wspólnicy
KSeF będzie wdrażany w standardowych terminach (etapami), o ile nie stosujesz samofakturowania i nie zacząłeś wcześniej korzystać z systemu z innego powodu. Jednak jeśli z jakiegokolwiek powodu zostaniesz zmuszony do wystawiania faktur – w tym poprzez: samofakturowanie, przekazanie certyfikatu innemu podmiotowi, żeby wystawił faktury w Twoim imieniu, to od pierwszej takiej faktury oznacza to rozpoczęcie procesu wystawiania faktur w KSeF i nie można tego procesu cofnąć. W takiej sytuacji przechodzisz od razu do >> etapu 4 <<
2
Przygotuj się do odbierania faktur kosztowych w systemie KSeF.
Za ile czasu pierwsze faktury kosztowe pojawią się w KSeF
1 lutego przede wszystkim zaczniemy odbierać faktury a nie je wystawiać.
Od 1 lutego 2026 r. KSeF staje się obowiązkowy – najpierw dla największych firm (obrót > 200 mln zł w 2024 r.), a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców (w tym JDG i podatników zwolnionych z VAT). Wszystkie firmy muszą już od lutego 2026 odbierać faktury przez KSeF.
Faktury od dużych spółek będą tylko w KSeF – nie dostaniesz już faktury papierowej np. na stacjach Orlen, czy BP. Żeby faktury trafiały do Twojej skrzynki w KSeF, nie musisz nic robić. Natomiast jeżeli chcesz je zobaczyć lub wydrukować, musisz się zalogować do KSeF zgodnie z punktami, które opisaliśmy poniżej.
1. Wybierz narzędzie do odbierania faktur (od 1 lutego 2026 r.)
- Aplikacja Podatnika KSeF – dostępna na stronie www.ksef.podatki.gov.pl.
- Aplikacja Mobilna KSeF – dostępna od 1 lutego do pobrania na telefon.
- e-mikrofirma – dostęp przez e-Urząd Skarbowy
Wejdź na stronę ksef.podatki.gov.pl lub zaloguj się przez swój program księgowy jeżeli jest zintegrowany z KSeF.
Następnie zaloguj się, korzystając z jednej z metod: Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany.
3. Wyszukaj fakturę w swoim narzędziu
Po zalogowaniu się do jednego z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów przejdź do zakładki „Lista Faktur” - znajdziesz tam wszystkie faktury wystawione dla Ciebie w KSeF.
4. Możliwość pobrania faktury
Otrzymane faktury możesz:
- pobrać (np. w formacie PDF)
- zapisać na telefonie lub komputerze,
- wydrukować, jeżeli są potrzebne np. do rejestracji samochodu, rozliczenia dotacji albo innych spraw administracyjnych czy sądowych.
3
Udostępnienie nam faktur kosztowych, widniejących w systemie KSeF
Do kiedy jako Biuro musimy OTRZYMAĆ Państwa faktury KOSZTOWE w KSeF
Termin wynikający z umowy pozostaje bez zmian – do 5-tego dnia każdego miesiąca musimy otrzymać komplet faktur. Oznacza to, że w okresie przejściowym od 1 lutego do 1 kwietnia 2026 r. będziemy otrzymywać faktury w mieszanej formie: w PDF, na papierze, w KSeF.
Nadawanie uprawnień:
1. Wejdź na https://ksef.podatki.gov.pl/modul-certyfikatow-i-uprawnien-mcu/
2. W sekcji MCU wybierz “Moduł Certyfikatów i Uprawnień- przejdź do aplikacji”
3. Wybierz sposób logowania, uzupełnij dane, a następnie uwierzytelnij
4. Po otwarciu okna “Sprawdź dokumenty przed podpisaniem” wybierz “Podpisz”
5. Dokument możesz podpisać wybierając Profil zaufany, E-dowód lub Certyfikat kwalifikowany
6. W sekcji “Uprawnienia” wybierz “Nadaj uprawnienia”
7. Wybierz “Rodzaj uprawnienia”
8. Uzupełnij dane podmiotu uprawnianego
9. Wybierz rodzaj uprawnień
10. Kliknij “Nadaj uprawnienia”
4
Wystawianie pierwszych faktur przychodowych w systemie KSeF dla podmiotów nieodroczonych (większość firm NIE JEST odroczona).
Od kiedy muszę zacząć WYSTAWIAĆ faktury PRZYCHODOWE w KSeF, gdy nie spełniam warunku zwolnienia
W celu przygotowania klientów do wejścia w etap 4 oferujemy wsparcie tym, którzy nie posiadają zaległości płatniczych i pozostają naszymi aktywnymi klientami, po uprzednim potwierdzeniu, że wszystkie trzy poprzednie etapy zostały prawidłowo i w całości zrealizowane.
Od 1 kwietnia 2026 r. większość firm będzie zobowiązana do wystawiania faktur wyłącznie w KSeF. Oznacza to, że od tego momentu większość faktur będziesz otrzymywać właśnie w tym systemie (w swojej skrzynce KSeF). W związku z tym do tego momentu powinieneś mieć już skonfigurowany program do wystawiania faktur zintegrowany z KSeF albo ustalone procedury umożliwiające wystawianie faktur w ten sposób np. zlecenie nam wystawiania faktur w Twoim imieniu w KSeF.
Wygeneruj certyfikat
1. Wejdź na https://ksef.podatki.gov.pl/modul-certyfikatow-i-uprawnien-mcu/
2. W sekcji MCU wybierz “Moduł Certyfikatów i Uprawnień- przejdź do aplikacji”
3. Wybierz sposób logowania, uzupełnij dane, a następnie uwierzytelnij
4. Po otwarciu okna “Sprawdź dokumenty przed podpisaniem” wybierz “Podpisz”
5. Dokument możesz podpisać wybierając Profil zaufany, E-dowód lub Certyfikat kwalifikowany
6. W sekcji “Certyfikaty” wybierz “Wnioskuj o certyfikat “
7. Wpisz nazwę certyfikatu
8. Wpisz hasło, a następnie je powtórz
9. Kliknij “Generuj”
10. Klucz prywatny został pobrany na Twój komputer
11. Wybierz przeznaczenie certyfikatu:
· Podpis linku do weryfikacji wystawcy- pozwala wystawiać faktury w trybie offline
· Uwierzytelnianie w systemie KSeF- można dzięki niemu wgrać certyfikat do systemu księgowego, pobierać i wystawiać faktury
12. Wybierz datę w polu “Certyfikat ważny od”
13. Kliknij “Wyślij wniosek o wydaniu certyfikatu”
Podpinanie certyfikatu
1. W sekcji “Certyfikaty” wybierz “Lista certyfikatów“
2. Zaznacz certyfikat który cię interesuje, a następnie wybierz “Pobierz certyfikat”
3. Sprawdź gdzie podpiąć certyfikat w Twoim programie do wystawiania faktur
Kontakt z biurem w celu potwierdzenia nadanych uprawnień
1. Zadzwoń / napisz do opiekuna w biurze
2. Poproś o potwierdzenie, że:
· mogą pobierać faktury zakupu (jeżeli dotyczy)
· mogą wystawiać faktury sprzedaży w Twoim imieniu (jeżeli dotyczy)
5
Wszyscy są objęci systemem i dodatkowo powstaje obowiązek zamieszczania w firmowych przelewach bankowych KSeF ID.
Od kiedy WSZYSCY muszą WYSTAWIAĆ faktury w KSeF
4 formy współpracy z Biurem DENAR w ramach KSeF
1. Sam administrujesz systemem oraz weryfikujesz co się w nim znajduje (standardowy obowiązek, który na przedsiębiorcę został nałożony)
2. Instalujesz oprogramowanie we własnym zakresie, w którym uruchamiasz mechanizmy automatyzacji i ponosisz odpowiedzialność za jego działanie
3. Korzystasz z naszej usługi zarządzania fakturami w KSeF, w ramach której ustalamy zasady i zakres tego zarządzania pod Twoje preferencje
4. Korzystasz z naszych mechanizmów automatyzacji, spiętych z KSeF, za który my ponosimy odpowiedzialność.
WKRÓTCE UDOSTĘPNIMY WIĘCEJ INFORMACJI
