Upewnij się czy Twój profil zaufany, mObywatel lub logowanie przez Bank działa

Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) czyli nie masz spółki, to przechodzisz do logowania (ostatni akapit tego kroku)

W przypadku spółki wyznacz administratora, dla którego zostanie złożony w Urzędzie Skarbowym formularz ZAW-FA, który MY za Ciebie wypełnimy. Otrzymasz z Urzędu potwierdzenie nadania uprawnień dla administratora.
Wypełnione przez księgowych formularze ZAW-FA trzeba podpisać. Kto podpisuje ZAW-FA – zależy od rodzaju spółki:
Spółki wpisane do KRS → podpisują osoby uprawnione do reprezentacji spółki – dokładnie tak, jak wynika to z KRS
Spółki niewpisane do KRS → podpisują wszyscy wspólnicy

Logowanie:

1. Wejdź na stronę www.ksef.podatki.gov.pl , wybierz Zaloguj się do KSeF
2. Wybierz Uwierzytelnij się w KSeF, a następnie logowanie przez login.gov.pl
3. Wpisz NIP swojej firmy, uwierzytelnij aby przejść dalej
   
4. Wybierz sposób potwierdzenia tożsamości (mObywatel, bank, profil zaufiany itp.)
5. O tym, że jesteś w KSeF świadczy Twój NIP w prawym górnym rogu oraz w menu po lewej stronie widzisz "Uprawnienia"

Działalność jednoosobowa (JDG) nie wymaga niczego dodatkowego. Po zalogowaniu po prostu w lewym górnym rogu widzisz w menu pozycję faktury. 

W spółkach musimy nadać sobie uprawnienia jako osobie fizycznej do przeglądania faktur aby je móc widzieć (wcześniej nie będziemy mieć widocznej pozycji menu faktury). Robimy to poprzez menu UPRAWNIENIA, następnie NADAJ UPRAWNIENIE i z listy rozwijanej wybieramy pierwszą pozycję czyli osobę fizyczną, wpisujemy swoje dane i nadajemy sobie wszystkie uprawnienia. Po pomyślnym procesie najlepiej odczekać około 5 minut. Wylogowujemy się i logujemy się ponownie. Powinniśmy już widzieć pozycję Faktury w lewym górnym rogu. Jeżeli nie widzisz, to upewnij się czy wszystkie wcześniejsze kroki zostały wykonane prawidłowo. Czasem wylogowanie i ponowne zalogowanie lub użycie innej przeglądarki daje pewność czy to co widzimy jest aktualne.

1. Wybierz sposób dostępu do faktur (faktury kosztowe są już tam od 1 lutego 2026 r.)

• Bezpośrednio w KSeF na stronie www.ksef.podatki.gov.pl.
• Na telefonie w aplikacji KSeF
• e-mikrofirma – dostęp przez e-Urząd Skarbowy
• Program komercyjny własny lub udostępniony przez nasze biuro (np. program do fakturowania lub zarządzania dokumentacją cyfrową)
• Poprzez bankowość internetową (nie polecamy na tym etapie)

2. Możliwość pobrania faktury
Otrzymane faktury znajdziesz w menu Faktury -> Lista faktur -> Zakupowe i możesz je:

• podejrzeć klikając aktywne linki danej faktury. Otworzy się ich ujednolicona wizualizacja.
• pobrać i wykorzystywać w formie cyfrowej
• pobrać i wydrukować (wszystkie mają ujednolicony standardowy wygląd)
• pobierać w formie danych lub wizualizacji przez inne programy połączone z KSeF

Faktury możesz nam udostępnić:

1. Tradycyjnym sposobem: 
   Dostarczasz nam je w postaci plików lub wydruków, po samodzielnym ich pobraniu z KSeF. Faktury tak wysłane lub dostarczone są bardziej pracochłonne w księgowaniu, więc prosimy mieć to na uwadze.
   
   
2. W systemie KSeF po nadaniu nam uprawnień:
   Faktury pobierzemy wtedy jako biuro z systemu. Oprócz nadanego nam uprawnienia abyśmy mogli samodzielnie odbierać faktury w Twoim KSeF, to należy podpisać z nami aktualną umowę o współpracy (online, telefonicznie, tradycyjnie). W umowie określamy zakres odpowiedzialności związanej z błędnymi fakturami, które trafią do KSeF. Masz dwie możliwości. Samodzielna weryfikacja i oświadczanie nam o wykonaniu tego zadania lub nasza współodpowiedzialność i proaktywne działania.

Niezależnie od formy przekazywania nam faktur, termin pozostaje bez zmian – do 5-tego dnia każdego miesiąca musimy otrzymać komplet faktur za miesiąc poprzedni. 

Nadawanie uprawnień:

1. Wejdź na www.ksef.podatki.gov.pl (zgodnie z instrukcją w kroku pierwszym)
2. W sekcji “Uprawnienia” wybierz “Nadaj uprawnienia”
3. Jako “Rodzaj uprawnienia” wybierasz PODMIOTOWI DO WYSTAWIANIA I PRZEGLĄDANIA FAKTUR (przedostatnia pozycja na liście rozwijanej) 
4. Uzupełnij dane podmiotu uprawnianego czyli NIP naszego biura: 7792465102 oraz wpisz nazwę np. DENAR Biuro Podatkowo-Finansowe
5. Z listy uprawnień wybierasz wszystkie cztery (wliczając te z prawem do dalszego przekazywania) czyli do przeglądania i wystawiania
6. Kliknij “Nadaj uprawnienia”. Powinien pojawić się komunikat o pomyślnym zakończeniu procesu
7. Jeżeli już zlecasz nam lub planujesz nam zlecać wystawianie faktur w Twoim imieniu i/lub obsługę KSeF, to należy dodać analogicznie drugi podmiot (nasza spółka zajmująca się usługami dodatkowymi) czyli NIP: 7831944411 wpisując nazwę: DENAR faktury. Tutaj także z listy uprawnień wybierasz wszystkie cztery (wliczając te z prawem do dalszego przekazywania) czyli do przeglądania i wystawiania
   

Brak podpisanej nowej umowy i nadania uprawnień będzie nam utrudniał współpracę oraz uniemożliwiał korzystanie z Twojego KSeF. 

Od 1 kwietnia 2026 r. większość firm będzie zobowiązana do wystawiania faktur w aplikacjach zintegrowanych z KSeF. Oznacza to, że od tego momentu większość faktur będziesz otrzymywać właśnie w tym systemie (w swojej skrzynce KSeF). W związku z tym do tego momentu powinieneś mieć już skonfigurowany program do wystawiania faktur zintegrowany z KSeF albo ustalone procedury umożliwiające wystawianie faktur w ten sposób np. zlecenie nam wystawiania faktur w Twoim imieniu.

Jak i gdzie wystawiać faktury?

1. Faktury możesz wystawić bezpośrednio w KSeF (Nie polecamy na tę chwilę. Poza niską intuicyjnością istnieje duże ryzyko popełnienia błędów)
2. Na telefonie w aplikacji KSeF (Nie polecamy na tę chwilę. Poza niską intuicyjnością istnieje duże ryzyko popełnienia błędów)
3. Możesz użyć innej aplikacji rządowej, która funkcjonuje od wielu lat tj. e-mikrofirma (Dla JDG wystarczająca ale nie możemy oferować w niej wsparcia)
4. Program komercyjny własny, np. ten który jest już używany w firmie
5. Program (Subiekt 123) udostępniony przez nasze biuro (zapewniamy pełne wsparcie, konfigurację oraz w razie konieczności wystawimy fakturę)
6. Aplikacja w bankowości internetowej (nie polecamy na tym etapie z wielu powodów)

Aby korzystać z oprogramowania do faktur wygeneruj w KSeF klucz oraz dwa certyfikaty (dla trybu online oraz offline)

1. Wejdź na www.ksef.podatki.gov.pl (zgodnie z instrukcją w kroku pierwszym)
2. W sekcji “Certyfikaty” wybierz “Wnioskuj o certyfikat “
3. Wpisz nazwę certyfikatu np. doFakturowania
4. Wpisz hasło, które spełnia podane kryteria, a następnie je powtórz. Hasło służy do celów technicznych, nie ma potrzeby jego używania poza tym celem. Także może być zupełnie losowe. Ważne aby go nie zgubić, gdyż możliwość generowania ponownie certyfikatu jest ograniczona.
5. Kliknij “Generuj”
6. Klucz prywatny został pobrany na Twój komputer do domyślnego folderu pobranych plików. Plik (klucz) ma rozszerzenie *.KEY
7. Następnie należy zawnioskować o wydanie certyfikatu, co dzieje się niemal natychmiastowo.
8. Wybierz przeznaczenie certyfikatu: Uwierzytelnianie w systemie KSeF- można dzięki niemu wgrać certyfikat do systemu księgowego, pobierać i wystawiać faktury
9. Wybierz/Zostaw dzisiejszą datę w polu “Certyfikat ważny od”
10. Kliknij “Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu”, kliknij odświeżenie statusy wniosku. Powinno być gotowe w tym samym momencie.
11. Po pomyślnym wygenerowaniu certyfikatu klikamy POBIERZ certyfikat
12. Zwróć uwagę czy przeglądarka nie zablokowała pobrania certyfikatu uznając plik za niebezpieczny. Jeżeli tak, to masz zapewne opcję pobrania mimo ostrzeżenia. Należy to zrobić. Certyfikat został pobrany na Twój komputer do domyślnego folderu pobranych plików. Certyfikat ma rozszerzenie *.CRT
13. Powtarzamy procedurę od punktu 2 do 12 aby wygenerować certyfikat drugiego typu (offline) zmieniając dwa punkty tj. w nazwie certyfikatu dodajemy słowo OFF czyli jeżeli pierwszy certyfikat miał nazwę: doFakturowania to teraz zrobimy: doFakturowaniaOFF. Druga zmiana to przeznaczenie certyfikatu. Tym razem będzie to: Podpisywanie Linku. Reszta kroków pozostaje bez zmian
14. Jeżeli to my konfigurujemy Tobie program do faktur to wyślij nam cztery pliki (2 klucze i 2 certyfikaty). Jeżeli będą nam wysyłane pocztą to najlepiej te pliki "spakować" do formatu *.ZIP aby nie zostały uznane za wirusy. Hasło należy podać nam oddzielnym kanałem np. dzwoniąc do nas i wybierając 5 lub wysyłając na wskazaną skrzynkę pocztową.

Podpinanie certyfikatów do programu do faktur

1. Przygotuj cztery pliki oraz hasło (klucz i certyfikat). 
2. Upewnij się czy masz aktualny program do faktur. Jeżeli nie masz to rozważ czy chcesz kupować aktualizację czy skorzystać z programu udostępnionego przez nas.
3. Jeżeli decydujesz się na nasz program do faktur to zadzwoń do opiekuna i to zgłoś lub pod numer 5 w menu tonowym. Skonfigurujemy program za Ciebie i udostępnimy. Do programu będziesz się logować przez przeglądarkę internetową.
4. Jeżeli chcesz wystawiać faktury w swoim programie to sprawdź gdzie w nim jest moduł komunikacji KSeF aby podpiąć certyfikat i klucz, które masz przygotowane.
5. Podpinania certyfikatu może dokonać Twoje wsparcie IT lub my. Nasza pomoc w tym procesie jest bezpłatna dla klientów bez zaległości płatniczych, którzy są w procesie zawierania lub już zawarli nowe umowy o współpracy.

Potwierdzanie nadanych uprawnień

1. Jako biuro wysyłamy SMS z potwierdzeniem o nadanych uprawnieniach. Ponownie do wszystkich wyślemy je najpóźniej 31 marca.
2. Jeżeli chcesz zweryfikować nadanie uprawnień innym kanałem to zadzwoń / napisz do opiekuna w biurze lub wybierz w menu tonowym 5
3. To co potwierdzamy:
   · że możemy pobierać faktury
   · że możemy wystawiać faktury sprzedaży w Twoim imieniu (jeżeli dotyczy)  

Oferujemy bezpłatne wsparcie klientom, którzy nie posiadają zaległości płatniczych , pozostają naszymi aktywnymi klientami oraz są w procesie zawierania lub już zawarli nowe umowy o współpracy.